２回以上見直しても誤字脱字が減らないなら、ツールに頼るのがオススメです。
文章校正のやり方は「文章を音読する」「時間をおいてチェックする」「プリントアウトして読み直す」などの方法があります。
しかしながら見直しても全てなくならないのが、誤字脱字のやっかいなところ。
本記事ではパソコンで使用する文字校正ツールから、文字校正に使えるスマホアプリまで幅広くご紹介します。用途に合った文字校正ツールが見つかるかもしれません。
また、文章を添削するポイントも解説していますので、良かったらチェックしてみてください。
文章校正とは
文章の校正とは誤字・脱字や内容の間違いを確認する作業です。
文章を書くときは以下の5点に注意しましょう。
- 文末の表現は2つ以上同じにならない
×「〜です。〜です。あります。〜です。でしょう。」 - 冗長表現をしない
×「〜ということです。」 - 定性的な表現・曖昧表現をしない
×「〜色々です。〜答えはいくつか3つあります。」 - 表記をバラバラにしない
×「信号が赤のときは止まれ、青の時ときは進めです。」 - 二重否定をしない
×「〜言えなくもありません。です。」
また、日付けや曜日・数字・人名・商品名・漢字のつかい方・敬語・文章のわかりやすさ、などをチェックします。
誤字脱字をなくすこと
誤字脱字をチェックするポイントは、以下の5点です。
- 次の日に読む
- 紙にプリントアウトする
- 何人かでチェックする
- 文字校正アプリをつかう
- 音声読み上げ機能を使う
誤字脱字は時間をおいて文章を読んだり、文字校正ツールを使って改善できます。
しかしヒューマンエラーは2回以上みなおしても、必ずでてしまうもの。完全にミスをふせぐには、2つ以上のチェック方法をくみ合わせるといいでしょう。
敬語を正しく使うこと【ビジネス文書の場合】
ビジネス文書を作成する場合、尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いに注意しましょう。
誤った敬語をつかうと、取引先との関係にも影響がでてしまいます。
以下は間違えやすい敬語です。
| 使うシーン | いる | 言う | 見る | |
| 尊敬語 | 取引先の相手に使う | ・〜いらっしゃいますか？ ・〜おられますか？ |
・〜おしゃるように ・〜言われるように |
・〜ご覧になりますか？ ・〜見られますか？ |
| 謙譲語 | 取引先の相手に、所蔵する企業の上司や同僚について伝える | 〜おります。 |
〜申しております。 ・〜申し上げております。 |
〜拝見させていただきます。 |
| 丁寧語 | 同期の同僚などを紹介する | 〜います。 | 〜言います。 | 〜見ていただけますか？ |
文章を添削するポイント3選
文章を添削するにはコツがあります。添削のポイントをおさえると、誤字脱字や文章の誤りを見つけやすくなります。
以下が3つのポイントです。
一文が短くわかりやすい
文章を短くするには、「一文につき1テーマ(内容)のみ」を意識するのが重要です。
長すぎる文章は、「主語と述語のねじれ」が起きます。「ねじれ」とは主語と述語の間に、内容を説明する言葉が２つ以上はいること。
2つ以上のテーマをいれると、なにを言いたいのか読者に伝わりづらくなります。
以下は例文です。主述がねじれているケースと、一文が短くわかりやすいケースを比較してみましょう。
【主語と述語のねじれ】
ハブ式講座を受けるメリットは3つあり、誰でも質の高い記事が書けるようになり、在宅で受講できて、素人でも最短で文字単価をあげられる人がいます。
【一文が短くわかりやすい】
ハブ式講座を受けるメリットは3つあります。誰でも質の高い記事が、書けるようになること。在宅で受講できること。素人でも最短で、文字単価をあげられること。
しかし短すぎる文章は、読者に話すべき内容が不足しがちです。
一文で話すのは1つの内容だけを意識しつつ、単語や状況の説明を忘れずにするといいでしょう。
5W1Hになっている
読みやすい文章は5W1Hで成り立っています。5W1Hとは、いつ(When)・どこで(Where)・だれが(Who)・なにを(What)・どのように(How)の総称です。
ビジネスの場合、書類やメールで不備があると大変です。5W1Hを利用したチェックリストをつくり、情報のぬけがないか確認するといいでしょう。
| 5W1H | チェックする内容 | |
| When | いつするのか | 1週間後までに |
| Where | どこで | A会社の会議室でおこなわれる |
| Who | だれが | 営業部の〇〇さんが |
| What | 何をするのか | プレゼンの資料を作成する |
| Why | なぜ | 競合他社Bとのコンペにかつため |
| How | どのように | パワーポイントとエクセルで作成する |
句読点が多くない
句読点は、文章を終わらせる句点「。」と文章を区切る読点「、」をさします。
句点「。」を4つ以上使う場合は、話の内容が変わるところで改行しましょう。
なぜなら、段落(パラグラフ)の内容が多すぎるからです。読者の立場で、読みやすさを意識するといいでしょう。
読点「、」は一文に1つ、もしくは(読点に根拠があるケースにかぎり)2つにとどめましょう。
一文が長すぎると「主語と述語のねじれ」が起きている可能性があります。
文章校正におすすめのアプリ5選
誤字脱字はたとえプロでも、なくなりづらいもの。文字校正ツールを使用して、精度をあげるのがオススメです。
以下は無料・有料の文字校正ツールです。
Enno (無料)
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 無料 | ブラウザ | ・理工系文書をチェック可 | ・誤字脱字 |
| ・変換ミス・タイポ | |||
| ・英語・他言語・ソースコードも含められる | ・スペースのエラー | ||
| ・文字化け |
Ennoは幅広い業種が使用できる校正ツールです。ユーザーの登録など不要なため、気軽に利用できます。
プレスリリース校正ツール (無料)
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 無料 | ブラウザ | 簡易的にチェック可 | ・表記・表現のチェック |
| ・不適切な表現への指摘 | |||
| ・わかりやすい表記にするための指摘 | |||
| ・文章をよくするための指摘 |
プレスリリース校正ツールは簡単に入力ミスや誤字がないか調べられる、文章校正ツールです。わかりにくい表記は色別で指摘してくれるので、文章を推敲したいときに役立ちそうです。
Microsoft Word (有料)
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 12,984円/年 ※他プラン有 | ソフトウェア | ・文章作成ツールの機能のひとつ | ・誤字のチェック |
| ・文章作成しながらチェック可 | ・適切な表気のチェック |
日本のWindowsの場合、購入した時点でMicrosoft Wordが入っている場合が多いです。そのため、実際は無料で使用できます。
また自作PCやBTOパソコンなどOffice入っていないパソコンを使っている場合でも月額支払いができるので、負担がありません。
文賢 (有料)
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 通常プランの場合 | ブラウザ | ・より良い文章を書くための改善点がわかる | ・句読点や改行・漢字の利用頻度のチェック |
| ・表現は適切か、伝わりやすいかチェック | |||
| 初期費用10,800円(税抜) | ・自分ではなかなか思い付かない「文章表現」や「言い回し」が使える | ・差別用語などの不快語をチェック | |
| ・日本語の誤用をチェック | |||
| 月額費用1,980円(税抜) | ・個人でもチームでも、使う用途に合わせてカスタマイズできる | ・誤字脱字のチェック | |
| ・スマホでの表示をチェック |
※引用：オフィシャルサイト
文賢は大企業やプロのライターが使用する、文字校正ツールです。購入時に支払う金額は大きいですが、文字校正のレベルが高いのでコスパがいいと言えるでしょう。
Just Right! (有料)
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 4,7000円(税別) | ソフトウェア | ・マニュアルライティングの業務に強い | ・誤字脱字のチェック |
| ・用語のチェック | |||
| ・文章の表現をチェック | |||
| ・数字や記号などの字種をチェック | |||
| ・独自の校正ルールをカスタマイズできる | ・文章の長さをチェック | ||
| ・環境依存文字をチェック | |||
| ・文章の長さをチェック | |||
| ・表記の揺れをチェック |
Just Right!には校正支援機能があり、業務の時間を短縮できます。また、別売でバーションアップのソフトウェアもあり、最新版に対応してます。
以下のアプリケーションには対応していますが、Macには対応外なので注意が必要です。
- Microsoft Word 2016/2013
- Microsoft Excel 2016/2013
- Microsoft PowerPoint 2016/2013
- Microsoft Internet Explorer 11.0
- Microsoft Outlook 2016/2013
- Shuriken 2018/Pro7/Pro6
- ATOK 2017/Pro 4/Pro 3/Medical 2/Medical for Windows
※引用：オフィシャルサイト
誤字脱字のチェックはスマホでもできる？
ビジネスメールやSNSの投稿文をつくるなら、スマホで簡単に誤字脱字のチェックをしたいですよね。
以下のアプリはダウンロードして使えるので、頻繁にスマホで文章を作成する人にオススメです。
idraft by goo（無料）
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 無料 | スマホアプリ Android 6以上 ”iPhoneSE以上 / OS：iOS 12.0以上 ※iPad等のタブレット端末はサポート対象外 |
・SNSやブログ、小説などの投稿前の下書きとして | ・書きながらgoo辞典で調べられる |
| ・言い換え機能が付いている | |||
| ・仕事のメールや資料作成に | ・誤字脱字をチェックする校正機能がある |
idraft by gooはスマホでSNS・ブログ・小説を投稿したい人に、オススメのアプリです。アプリで書きながら単語を調べたり、表現の言い換えを探せるので文字入力がラクにできます。
また辞書も利用できるので敬語の言い換えもでき、ビジネスのシーンにも有効です。
Google日本語入力（無料）
| 価格 | 仕様 | 特徴 | できること |
| 無料 | Windows、Mac、Android ※Android 4.2 以上 | 日本語入力の際に正確な語彙を入力できる | ・住所検索と入力 |
| ・英単語への変換 | |||
| ・日付への変換 | |||
| ・計算式を入力すると結果を表示 | |||
| ・間違えやすい言葉を訂正 | |||
| ・音声入力 | |||
| ・シークレットモード |
Google日本語入力はインターネットのトレンドを反映するので、流行語や芸能人などの固有名詞にも対応しています。
「きょう」や「ことし」と入力すると、正しい日付を候補に出してくれるのでミスを日付や住所のミスをふせぎます。
校正ミスの対策は2つ以上する
校正のミスを減らし、精度をあげるには2つ以上の対策をしましょう。
代表的なチェック方法は、以下の3つです。
次の日に読む
書いた文章は、翌日に見直しましょう。同じ文章をずっと見ていると、客観的になれず間違いを見つけづらくなります。
時間をおくと、初見で読んでいる感覚になるので効果的。ぜひやってみてください。
紙にプリントアウトする
パソコンの画面で作成した文章も、紙にプリントアウトしたら間違えを見つけやすくなります。
なぜならパソコンやスマホの画面上のようにスクロールすることなく、文章全体をみわたせるからです。
出版社の雑誌編集部（紙媒体）でもおこわれている方法なので、誤字脱字のミスが減りやすいでしょう。
何人かでチェックする
自分自身でチェックした後に、もう一人だれかに文章を読んでもらいましょう。チームで仕事をしているなら他のメンバーに、個人の活動なら家族や友人でもいいでしょう。
第三者の目をとおすことで、校正のクオリティがさらにあがります。
一人の力では校正を100パーセントなくせません。それゆえに文字校正ツールや他の人の手を借りて、ミスのない文章をめざしましょう。
